Sering Mengalami Miskomunikasi di Kantor? Ini Dia Cara Mengatasinya!

Komunikasi yang efektif sangat penting dalam hubungan profesional. Statistik Komunikasi Workplace 2021 melakukan penelitian terhadap hubungan antara komunikasi dan produktivitas. Dari penelitian tersebut ditemukan bahwa ketika tim kerja dapat berkomunikasi secara efektif, produktivitas mereka dapat meningkat sebesar 25 persen. Kendati sangat penting, penelitian lain menunjukkan bahwa lebih dari 70 persen dari 2000 pekerja kantor yang diwawancara pernah mengalami beberapa bentuk miskomunikasi. 

Miskomunikasi adalah kesalahpahaman yang terjadi ketika anggota tim tidak berkomunikasi secara efektif, sehingga rekan kerja tidak dapat memahami maksud mereka. Meski kadang dianggap sepele, miskomunikasi dapat menyebabkan ketidakpuasan karyawan, konflik internal, dan berbagi hal lainnya yang berpotensi merugikan bisnis perusahaan. Sebaliknya, komunikasi yang efektif sangat memfasilitasi kinerja yang lebih baik untuk tim kerja dan mendorong laba yang lebih sehat untuk bisnis perusahaan. Oleh sebab itu, jangan biarkan miskomunikasi di tempat kerja menghambat produktivitas kamu. Lantas, bagaimana cara menghindarinya? Yuk, ketahui tipsnya!

1. Jangan Berasumsi, Lakukan Komunikasi

Jika ada sesuatu yang membuatmu bingung atau merasa tidak enak tentang percakapanmu dengan rekan kerjamu, jangan langsung berasumsi. Lebih baik, tanyakan kembali kepada rekan kerjamu. Kemungkinan besar kita tidak dapat memahami semua yang dikatakan rekan kerja kepada kita. Setiap orang memiliki gaya komunikasi yang berbeda yang membuat kita sering salah menafsirkan sesuatu yang dikatakan orang lain. Oleh karena itu, jangan pernah berasumsi apapun. Lebih baik, lakukan komunikasi secara intensif daripada menjadi masalah di kemudian hari.

2. Berikan Instruksi yang Jelas

Kadang kita mungkin merasa seolah-olah kita sudah menyatakan informasi dengan jelas, namun bisa jadi rekan kerja kamu tidak memahami keseluruhan informasi yang kamu sampaikan. Oleh karena itu, instruksi harus diberikan dengan jelas dan memuat semua detail yang diperlukan. Namun, jangan berbicara bertele-tele sehingga membuat rekan kerja kamu kebingungan karena terlalu banyak rincian yang tidak relevan. Komunikasikan instruksi langsung ke pokok permasalahan dengan runtut dan jelas. Setelah memberikan instruksi, jangan lupa untuk selalu tanyakan pada rekan kerjamu, “Apakah ada bagian yang kurang jelas?” atau “Apakah kamu memiliki pertanyaan?”

3. Jadilah Pendengar yang Aktif

Komunikasi lebih dari sekedar kata-kata. Coba lah untuk mendengarkan dengan mata, telinga, dan perasaan kamu. Luangkan waktu untuk berkonsentrasi memahami apa yang disampaikan rekan kerjamu, baik informasi lisan maupun informasi tertulis. Terutama saat kondisi Work From Home (WFH) seperti sekarang ini, saat meeting kita seringkali mudah terdistraksi dengan hal-hal di sekitar kita, misalnya ponsel. Namun, jika kamu mengadakan pertemuan dengan rekanmu dan dia memiliki sesuatu untuk dikatakan, maka kamu harus benar-benar mendengarkan. Benar-benar mendengarkan berarti tidak ada panggilan telepon, tidak mengakses email, tidak ada membuka media sosial, dan gangguan lainnya. Catat poin-poin penting dan rangkum apa yang telah kamu pelajari sehingga lawan bicara dapat melihat kamu benar-benar memahami masalahnya. Setelah mendengar, usahakan berikan respon terhadap penyampaiannya.

4. Jangan Ragu Bertanya

Cara terbaik untuk menghindari miskomunikasi adalah dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang relevan, terlebih jika kamu tidak yakin dengan penafsiran yang ada di benak kamu. Jika tidak ingin salah tangkap, kamu perlu mengklarifikasi informasi tersebut. Misalnya “Saya ingin mengonfirmasi, apakah benar maksudnya X, atau Y?” Jika kamu adalah seorang atasan, penting untuk melakukan klarifikasi kepada tim kerja mu apakah mereka sudah tahu persis tanggung jawab dan tujuan proyek yang kamu instruksikan?

5. Bicara Secara Langsung

Akibat pandemi, makin banyak perusahaan yang memperbolehkan karyawannya untuk kerja dari rumah atau WFH. WFH memang dapat membuat pekerjaan menjadi efisien dan fleksibel, namun risiko miskomunikasi lebih besar dari penyampaian pesan melalui medium tertulis, apalagi perihal “nada bicara”. Untuk itu, daripada berburuk sangka, jika ada pesan yang menurutmu perlu dibicarakan dengan lebih intens, coba bicarakan secara langsung atau secara tatap muka.

Demikian tips untuk mengatasi miskomunikasi di kantor yang dapat kamu terapkan di kehidupan sehari-hari. Yuk, sama-sama belajar lebih memahami, mendengarkan dan mengutarakan pesan sebaik mungkin kepada lawan bicara agar dapat meminimalisir miskomunikasi di lingkungan kerja. Selamat mencoba!